同窓会、久しぶりに会う旧友たちとの再会は、懐かしさと楽しさに満ちています。しかし、その舞台を整える幹事の役割は意外と大変です。同窓会の成功は、幹事の準備と進行にかかっていると言っても過言ではありません。
この記事では、幹事がやるべきことを時系列で詳しく解説し、スムーズに同窓会を開催するためのポイントを紹介します。
1. 企画段階（6ヶ月前〜3ヶ月前）
① やるべきことの選出
同窓会の規模によっては、一人で全てを管理するのが難しいため、幹事チームを作るのが理想的です。幹事の主な役割は以下の通りです。
- 会計：予算管理・会費の計算など備品が必要な硫黄であれば経費の確認もする。
- 連絡：参加者への通知・出欠確認など、LINEでグループを作ると連絡も一斉送信可能なので楽です。
- 会場の予約：会場の選定・予約はある程度の人数を把握した後にやるのがベストです。
- 当日運営：受付や進行管理、催し物があるようならこちらの進行の担当者を設けておいたほうが良いでしょう。
② 日時と場所の決定
- 開催日時：参加しやすい日時を決める（週末や連休が人気）いくつか候補を上げて集まる人数が多い日程をチョイスするのが良いでしょう。
- 会場の選定：ホテル・レストラン・居酒屋・パーティー会場など、予算や雰囲気に合った場所を選ぶ
- 参加人数の目安を決める：会場を決めるにあたり、ある程度でいいので人数の把握はしておきましょう。
③ 予算と会費の決定
- 会場費・飲食代（コース料理 or ビュッフェ）：会場費（飲食代を含む）+1,000円くらいを会費として設定しましょう。
- 記念品や景品の有無：思い出に残せるように記念品を渡すのも良いです。また、ゲームなどを行うようでしたら景品を用意しましょう。
- 案内状：案内状も結婚式の無料アプリなどを利用して作ると便利です。はがきなどで送るようでしたらこちらの経費もしっかりと考えておきましょう。
- 余興・イベントの費用：余興やイベントを行うようでしたらこちらにかかる経費もしっかり算出しておきましょう。
- 先生など特別ゲストの招待費：先生などを無料で招待するようでしたら人数に含めず経費として考えましょう。
会費は、これらの合計金額を参加者数で割り、端数を切り上げて設定します。もし、余ったお金が出るようでしたら次回に繰り越すか、二次会の会費に充てるようにしましょう。
④ 参加者リストの作成
- 卒業アルバムや連絡網をもとにリストを作成：エクセルやGoogleのスプレッドシートなどでまとめると便利
- 連絡先の分かる人を中心に情報収集：なるべく芋づる式につながりを増やせるように紹介をしてもらいましょう。
- SNS（Facebook・LINEグループ）を活用する：メールなどよりつながりを作りやすいためLINEがおすすめです。
2. 告知と連絡（3ヶ月前〜1ヶ月前）
① 招待状・案内の送付
案内状の内容には、以下を含めます。
- 開催日時・場所：遠方からの出席の方も多いため地元や、なるべく集まりやすいターミナル駅を選ぶのが良いです。
- 会費：会場費（飲食代を含む）+1,000円くらいを目安に設定すると良いです。記念品など経費が掛かるようでしたらその分を計算して設定しましょう。
- 参加可否の返信方法（電話・メール・LINEなど）：基本的にはLINEですべて完結ができるようにしたいですが、連絡がつかないようでしたらメール、電話も活用しましょう。
- 申込締切日：1週間前までには最終的な出欠の有無を確認できるようにしておくと良いです。
- 幹事の連絡先：当日、道案内などが必要になる可能性も考え、必ず幹事様の連絡先を記載しましょう。
電子メールやSNSを活用すると手間が省けます。
② 参加者のフォロー
- 返信がない人にはリマインドを送る
- 確認が取れたらリストを更新
- 欠席者にも報告できるように情報をまとめる
③ 先生や特別ゲストの招待
- 恩師など特別ゲストを招待する場合、早めに連絡を取る
- 交通費や宿泊のサポートが必要か確認
3. 準備・最終調整（1ヶ月前〜1週間前）
① 会場の詳細確認
- 席順やレイアウトの決定：着席スタイルで行うなら席数の確認をしておきましょう。ただ、着席をしてしまうと仲の良いグループで話して終わるケースも多々ございますので、出来るかぎり半立食で動きながら多数の方とお話ができる環境を作ったほうが良いです。
- 料理・飲み物の最終確認：当日の料理、飲み物の提供の仕方を確認しておきましょう。
- マイク・プロジェクターの確認：コンテンツに応じて必要な設備の操作確認も忘れずに。
② 進行スケジュールの作成
- 受付開始（30分前）：名札をお渡しするなど会計時に行うことがありますのでしっかりと受付担当を設けておきましょう。
- 開会の挨拶（幹事代表 or 先生）：開会のあいさつは乾杯の発生も込みで行うのが良いです。
- 歓談タイム：久しぶりの再会ですと話がはずみますが、心配なようでしたら昔の写真などをスライドショーで流しておくなど会話のきっかけづくりをしておくとよいです。
- 余興やゲーム（ビンゴ・クイズ大会など）
- 記念撮影：また集まれる日のために集合写真を撮り思い出に残しましょう。
- 閉会の挨拶
③ 必要な物の準備
- 受付リスト・名札：名前を思い出せない。なんてことのないよう、名札を用意しておくと良いです。
- 会費の管理用封筒：会場で受付用の金庫をお借りできるのであればそれがベストです。
- 司会進行表：何を何時に行うかくらいで結構ですので決めておくと同窓会がスムーズに行えます。
- 記念品や景品：当日大荷物で来店するのも大変ですので事前搬入が可能か会場に確認を取っておきましょう。
4. 当日運営（開催当日）
① 受付・会費の徴収
- 参加者のチェック：名簿をもとに確認しましょう。
- 事前に準備した封筒で会費を管理：お釣りなどがある場合は、人数と合計金額、お釣りのチェックをこまめに行いましょう。
② 司会進行
- 開始時間を守りつつ、臨機応変に対応：司会進行は基本的に同窓会の次第を参加者様に伝えるくらいの簡単なもので結構です。テレビのMCのような場を回す必要はないので気を張らずに進行ください。
- 余興・スピーチの時間管理：久しぶりに会ったので、近況報告などができると良いです。一人一人簡単で結構ですのでマイクを回す時間を作りましょう。
③ 写真撮影・記録
- 集合写真やスナップ写真を撮影：個人個人で撮影をしていただいたものをLINEグループなどでまとめると皆さん思い出に残せますのでおすすめです。
④ 会計精算
- 会場費・飲食代の支払い
- 余剰金が出た場合の対応（次回開催資金 or 2次会へ）
5. 事後対応（開催後1週間以内）
① お礼の連絡
- 参加者・先生へお礼のメッセージを送る
- SNSグループで写真や報告を共有
② 会計報告
- 収支報告を幹事間で共有
- 必要に応じて参加者へ公開
③ 次回開催の検討
- 今回の反省点を振り返る
- アンケートを取ると、次回の参考になる
まとめ
同窓会の幹事はやることが多く大変ですが、事前準備をしっかりすれば、当日は楽しむ余裕も生まれます。
参加者全員にとって思い出深い時間を作れるよう、計画的に進めていきましょう！
渋谷貸切パーティー会場DeBargeでは同窓会の幹事様がスムーズに当日を迎えられますよう、出欠確認の段階からサポートをさせていただきます。何かお困りのことがございましたらスタッフがお手伝いさせていただきますのでお気軽にご相談ください。
また、プロジェクターやマイクなどの設備も完備されておりますので幹事様にも利用しやすい会場となっております。渋谷で30人、40人、50人、60人の同窓会をお考えでしたら是非、渋谷貸切パーティー会場DeBargeにお問い合わせください。
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