年末が近づくと、忘年会の計画が始まります。職場の同僚や友人との楽しいひと時を過ごすために、会場選びは重要なステップです。しかし、選び方を間違えると、せっかくの会が盛り上がりに欠ける可能性もあります。この記事では、忘年会の会場選びで押さえておきたいポイントと、選び方のコツを詳しくご紹介します。
1. 忘年会の目的を明確にする
まずは、忘年会の目的をはっきりさせましょう。職場の忘年会であれば、「一年の労をねぎらう」「チームの親睦を深める」などが一般的な目的です。一方、友人との忘年会では、気軽な雰囲気で楽しい時間を共有することが目的となるでしょう。
目的によって会場の選び方が変わります。例えば、フォーマルな雰囲気を求める場合はホテルの宴会場や格式あるレストランが適していますが、カジュアルな会なら居酒屋やダイニングバーなどリラックスできる場所がよいでしょう。
2. 会場選びの基本ポイント
忘年会の会場を選ぶ際、以下のポイントを確認することが大切です。
(1) 立地とアクセス
参加者が集まりやすい場所を選びましょう。駅から徒歩数分以内の会場や、複数の路線が交差するエリアは特に便利です。特に終電を気にする必要がある場合は、帰りやすい立地を優先してください。
(2) 人数に合った会場規模
会場が広すぎると空間が寂しく感じられますし、逆に狭すぎると窮屈で居心地が悪くなります。収容人数の目安として、会場キャパシティの80%前後が理想的です。
(3) 貸切の有無
特に職場の忘年会では、周囲を気にせず盛り上がれる貸切プランが好まれます。一方で、少人数の場合は、雰囲気のよい小さな個室や半個室を検討してもよいでしょう。
(4) 予算
1人当たりの予算を事前に設定しましょう。飲み放題プランやコース料理付きのプランが多いですが、追加料金が発生しないよう、料金体系をしっかり確認してください。
(5) 飲食内容
参加者の好みに合うメニューが提供されているかを確認しましょう。アレルギー対応やベジタリアン向けメニューが必要な場合は、事前に相談することをおすすめします。
(6)参加者の声を反映する
最終的に参加者が満足できる会場を選ぶには、参加者の意見を事前に聞くことがございます。アンケートやミーティング大切に希望を集め、それをもとに会場を選ぶと、参加者の期待に臨む会を企画できます。
(7)特別なニーズに対応できる会場かどうか
参加者の中には、特別な配慮が必要な方もいるかもしれません。 高齢者や小さな子ども連れの参加者がいる場合、バリアフリーの会場やキッズスペースがあるかも確認しておきたいところです。
3. 忘年会におすすめの会場タイプ
(1) 居酒屋
カジュアルな雰囲気で、気軽に楽しめる居酒屋は、幅広い層に人気があります。飲み放題プランが充実していることが多く、コスパ重視の会にも最適です。ただし、大規模な会では貸切や個室がある店舗を選ぶとよいでしょう。
(2) レストラン
少し贅沢な雰囲気を求めるなら、レストランがおすすめです。フレンチやイタリアン、中華など、料理のジャンルによって会の印象も大きく変わります。高級感を演出したい場合に向いています。
(3) ホテルの宴会場
フォーマルな職場の忘年会に適しています。大人数に対応可能な広い会場や、マイクやプロジェクターなどの設備が整っていることが多いのが特徴です。
(4) カラオケやエンターテイメント施設
余興を楽しみたい場合は、カラオケルームやボウリング場など、アクティビティが充実した会場がおすすめです。特に若い世代が多い会では盛り上がる要素となります。
(5) テーマ型レストラン
ユニークな体験を提供したい場合、テーマ型レストランも選択肢に入ります。特別な演出や世界観を楽しめる場所は、思い出に残る忘年会になるでしょう。
(6)貸切パーティースペース・貸切レンタルスペース
忘年会など大人数・団体利用などで断然おすすめなのがこの業態です。
使用したことがない方も多いかもしれませんが、最近ではレンスぺなどと略され認知度も上がってきています。
結婚式二次会の会場を想像していただくとより具体的なイメージが浮かぶかもしれません。
4. 会場予約時の注意点
(1) 早めの予約を心掛ける
年末はどの会場も予約が埋まりやすい時期です。特に人気エリアや週末の日程は競争が激しいため、計画が決まったらすぐに予約を取りましょう。
(2) 下見をする
実際に会場を訪れて、雰囲気や設備、スタッフの対応を確認しておくと安心です。特に大人数の場合、当日のトラブルを防ぐために下見をすることをおすすめします。
(3) キャンセルポリシーを確認する
突然のキャンセルや人数変更が生じた場合、キャンセル料が発生することがあります。事前にポリシーを確認しておき、トラブルを回避しましょう。
5. 忘年会を成功させるための工夫
(1) 余興やゲームの準備
会を盛り上げるために、簡単なゲームやビンゴ大会を取り入れるとよいでしょう。会場によっては、マイクや音響設備が利用できる場合もあるので、予約時に確認しておくと便利です。
(2) 席次の配慮
上司やゲストが参加する場合、席次の配置に気を配りましょう。また、普段あまり交流がないメンバー同士が隣になるようにすると、親睦が深まります。
(3) 写真や記念品の準備
会の様子を写真や動画で記録しておくと、良い思い出になります。また、参加者全員にちょっとした記念品を用意するのも喜ばれます。
まとめ
忘年会の会場選びは、参加者全員が楽しく、心に残る時間を過ごせるかどうかを左右する重要な要素です。目的や参加者の希望に合わせて、立地、規模、予算、飲食内容などを考慮しながら、最適な会場を見つけましょう。早めの計画と細かな配慮が、成功の鍵となります。今年の忘年会も、素晴らしい会場で最高の思い出を作ってください！
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