年に一度、その年の仕事を締めくくるイベントそれが忘年会です！！

職場の同僚も上司の方々も仕事が終わり、最後のイベントを楽しみにしている人も多いと思います。

「今年の送別会はすごかったな」「ここまでやられたら来年ハードルがあがる」など

当店多数のお褒めのお言葉を聞いてまいりました。

当然楽しみにしている方がいるのであれば、ここを盛り上げれば会社での評価にも関係してきます。

そこでどんな忘年会にすれば皆様に喜ばれるか忘年会になるか、忘年会最強マニュアル！行きたいと思います。

目的をしっかりとする

まず初めに忘年会はほとんどが社員の慰労目的であるということを忘れてはいけません。まれに取引会社に向けて接待的な忘年会もありますが、あくまでも忘年会ですので接待要素というよりは参加した皆様に楽しんでもらう忘年会を目指しましょう。

忘年会は年末に開催される恒例のイベントで、職場や地域コミュニティなどで親睦を深めるためによく行われます。幹事の役割は、参加者全員が楽しめるよう、細部にわたって計画を立て、当日の進行を管理することです。以下では、忘年会の準備の流れと幹事の注意点について詳しく説明します。

忘年会の目的と計画の立て方

忘年会の主な目的は、1年間の締めくくりとして参加者同士の絆を深めることです。幹事は、この目的を明確に意識しながら、参加者の年代やニーズに合わせた内容を企画する必要があります。まずは、開催目的や参加者層を定め、次に会場や日時、予算などの具体的な計画を立てていきましょう。

明確な目的

忘年会の目的は、1年間の労をねぎらうことにあり、同僚や仲間と感謝や達成感を共有するといった意味が多いと思います。また、普段の業務の枠を超えた交流、チームの絆を大切に、新たな年に向けた刺激を高める機会でもあります。忘れられずリラックスした雰囲気で過ごすことで、仕事上の距離感を縮め、職場の人間関係をより生かす効果も期待できます。 1年を締めくくり、新しい年に向けて心をリセットするため趣旨をしっかりと理解し進行しましょう。

参加者層の把握

年齢、職位、趣味嗜好などを考慮する。いつも顔を合わせている職場の方ならどの人とどの人が仲が良いなど、しっかりと周りが楽しめるグループ分けなどをして盛り上がるよう工夫しましょう。

具体的な計画

計画は日時を最初に決めることから始まります。デバージのある渋谷では忘年会に適した会場は多数ございますが、忘年会シーズンとなるとドコモ予約でいっぱいになりますので早めに動き出すのをお勧めいたします。また会社から出る予算をしっかりと確認し予算にあった会場を決めるることが大切です。

忘年会の参加者確認と招待

参加者の人数を正確に把握することは、会場の手配や予算の見積もりに不可欠です。幹事は、参加希望者の確認を徹底的に行い、漏れがないよう注意する必要があります。また、参加の案内を早めに送付し、出欠状況を随時確認することで、当日の準備を万全にしましょう。こちらも渋谷では10月になると12月の予約が埋まりだしてしまいます。まだ、忘年会ムードにはなっていないうちから幹事を任される方は早めにパーティー会場などの予約を見積もっていた方が良いです。人数などが把握できないと予約もできないため早めの人数確認もお勧めいたします。

開催場所と日時の決定

忘年会の開催場所と日時は、参加者の予定を考慮しつつ、会費や予算にも見合ったものを選ぶ必要があります。幹事は、会場の収容人数や設備、アクセス性などを確認し、参加者全員が集まりやすい場所と時間帯を見極める必要があります。また、会場の予約や手配も早めに行う必要があります。

会場の選定

収容人数、設備、アクセスなど会場を選ぶには様々な要素があります。中でも設備に関しては絶対に妥協をしてはいけません。プロジェクターが必須、マイクがあるか？など会場にしっかりと質問をして確認を取りましょう。また、人数を把握した段階で人数帯に会うパーティー会場を選定するのも大変ですので早めに動きだしましょう。

主に会社に近い、参加者が集まりやすいなど、参加者にとって都合の良い場所を選ぶことも大切です。

日時の設定

会社でしたら、上司の方に日時を聞いてで良いと思いますが、友人や、元同僚のかたを集めた忘年会では参加者の予定を考慮して日時を決めるのも大切です。しっかりと予定を確認して日時を決めましょう。

そして早めの予約がとても重要です。

プログラムの作成と役割分担

忘年会のプログラムを作成する際は、参加者全員が楽しめる内容を盛り込む必要があります。余興やゲームといったエンターテインメント要素だけでなく、懇親会の時間も設けるなど、バランスの取れた構成を心がけましょう。また、当日の進行を円滑に行うため、各役割を参加者に適切に割り当てることも重要です。

プログラムの作成

参加者全員が楽しめるビンゴや余興など内容を出し合い忘年会のプログラムを作成します。ここで時間をぴったりと埋めるよりかは少し余裕を持った時間配分にしておくことをお勧めいたします。

役割分担

主に幹事様が司会進行をやるケースが多いと思いますが、行うイベントによって手伝いが必要なようであればしっかりと把握し、役割分担を進めてください。

当日の進行管理

プログラムでも説明させていただきましたが、余裕を持ったプログラムを作ることにより、当日押してしまった進行などをオンタイムに戻すことができます。会場は時間制で借りていることが多いので時間配分に余裕を持ち、スムーズな進行ができるようにしましょう。

また、当日の支出状況を常に把握し、予算オーバーにならないよう注意深く管理することが幹事の重要な役割です。

当日の進行と進捗管理

当日は、事前の準備を確実に実行し、スムーズな進行を心がける必要があります。幹事は、受付の運営、開会のご挨拶、各プログラムの進行管理など、全体の司会進行を担当します。また、予定通りのタイムスケジュールを維持するため、常に進捗状況を確認し、必要に応じて柔軟に対応することも重要です。

受付の運営

参加者より集金をする場合、受付は事前に料金などに回収をしておくことが好ましいです。参加者の確認と誘導をしてしっかり行いスムーズな受付を心がけましょう。

プログラムの進行

スムーズな進行を心がけるにあたり、ゲームなどで押してしまうことがしばしば見受けられますので余裕を持ったプログラム作りをお勧めいたします。

進捗の確認

進行が押してしまった場合、ご歓談の時間を短くするなどで調整を取りましょう。

余興など出し物

忘年会の余興は、参加者全員で楽しめる内容が望ましいです。カラオケ、ゲーム、ダンス、抽選会などを組み合わせることで、和やかな雰囲気を演出できます。また、参加者からの自主的な出し物を募ることで、さらに参加者の親睦が深まることが期待できます。幹事は、参加者のニーズに合わせて、適切な余興を企画する必要があります。

忘年会の余興として、参加者全員が楽しめる簡単なゲームやパフォーマンスを用意しましょう。 例えば、ビンゴ大会やお絵かきクイズ、〇×ゲームなどがおすすめです。 チーム対抗形式になると、自然と一体感が生まれます。また、数名でグループを組み、事前に練習した歌やダンスを披露するのも盛り上がります。

忘年会には余興はつきものですので、余興でお手伝いいただける人などをしっかりと確認しておくのも大切です。

最後は感謝の気持ちを伝えるシーンとして締めくくりましょう。 「皆様のおかげで素晴らしい一年を締めくくることができました。来年もどうぞよろしくお願いいたします」といった言葉で会を締めくくり、来年につなげる良い会にしましょう。