オフ会で成功するためにやるべきこと
オフ会（オフラインミーティング）は、オンラインで知り合った人たちが直接会って交流を深める貴重な機会です。しかし、初めてのオフ会や、人数が多い場合には、どのように進行すれば良いのか迷うこともあるでしょう。この記事では、オフ会を成功させるためにやるべきことを、企画・準備・当日・フォローアップの各段階に分けて詳しく解説します。
1. 企画段階：自身の所属する集まりでの告知
とにかく集まりたい人がいるようなら開催を検討する
オフ会を企画する際には、まずテーマを明確にしましょう。テーマがはっきりしていると、参加者が集まりやすくなります。オフ会はご自身の所属する、アニメやゲーム、アーティストのファンなどで交流を取るための集まりです。オフ会でもやりたいねという話があったらまず何人くらい集まるのか声をかけてみましょう。
また、ただ集まりたいというより具体的な目的があると、参加者同士の話題もスムーズに進みやすくなります。簡単なゲームの大会を開催する、自慢のアニメグッズを持ち込み披露するなど話題ができそうなコンテンツも考えておきましょう。
日時と場所を決める
- 日時: できるだけ多くの参加者が集まりやすい日程を選ぶために、オンラインのスケジュール調整ツールを活用します。参加者が集まっていない時点でも日時を指定し集まれば開催といった風に集客することが可能です。
- 場所: アクセスが良く、テーマに合った雰囲気の場所を選びましょう。カフェ、レストラン、貸し会議室、または公園などが候補に挙げられます。当店のような貸切パーティー会場でしたら完全貸切にて他のお客様からの迷惑などは考えないでよいのでオフ会には貸切パーティー会場がおすすめです。
告知方法
参加者を集めるには、効果的な告知が重要です。
- SNSやグループチャット: オンラインコミュニティで情報を共有する。なるべく多くの共通の趣味を持つ方に伝えられるようリツイートや共有をしていただきましょう。
- 詳細情報を明記: 日時、場所、参加費、持ち物、注意事項など。こちらも簡潔に伝えることで参加者に分かりやすく伝わります。
- リマインダー: 開催日の1週間前や前日に再度連絡を入れると参加率が上がります。
2. 準備段階：スムーズな運営のための計画
人数の確認と予約
- 人数の把握: 参加者リストを確認して、会場のキャパシティに合った人数を確保します。また、予約は早めに動いた方が良いですが予約後のキャンセルなどを考え人数増減の対応可能な会場を見つけることをお勧めいたします。
- 予約: 飲食店や会場の予約を早めに済ませましょう。特に土日や人気の場所は埋まりやすいです。ここで確認することは必要な設備の有無です。ゲームをやる環境ならプロジェクターやTVモニターの環境などその団体に合った設備が利用可能か確認をしておきましょう。
プログラム作成
オフ会の流れを決めておくことで、時間配分がスムーズになります。ご歓談などの時間をこまめに設け参加者が会話のできる時間をしっかりと設けることにより、コンテンツが押してしまった時の調整にも役立ちます。
- 例:
- 自己紹介タイム
- グループディスカッション
- レクリエーションやゲーム
- フリートーク
必要な物品の準備
- 名札: 初対面の人が多い場合は、名前が分かる名札を用意。また名札ケースによって名前や通称を書いておくことによってオンラインでつながっている人と顔が一致しやすいです。
- 進行ツール: プロジェクターやホワイトボードなどが必要なら手配します。パーティーのアジェンダをプロジェクターなどに移しておくことで参加者にもこの後何があるのかしっかりと伝えられます。
- 景品や記念品: クイズやゲームを予定している場合、景品を用意すると盛り上がります。こちらはその集まりの共通した景品などを用意しておくことで盛り上がります。
3. 当日：楽しい時間を作るための工夫
受付と案内
参加者がスムーズに集まれるよう、受付を設けましょう。ここでのポイントは、受付をする方は幹事様以外が良いということです。受付に幹事様がいると、会場で人をつなげる役割の方がいなくなってしまいます。幹事様は話ができていない参加者同士を紹介しつつパーティーを盛り上げるようにしましょう。また、受付に幹事様がいることにより受付ばかり人が集まるといった事象が起こりますのでなるべく受付は誰かに頼んだ方が良いです。
- 受付時にやること： 到着時に名簿にチェックし、名札を渡す。名札を記入して名札ケースを書いてもらう。ビンゴなどがある際はカードもここで配布する。
アイスブレイク
初対面同士が多い場合は、最初に緊張をほぐすためのアイスブレイクを行います。簡単で結構ですのでアイスブレイクの時間があったほうが会話が弾みやすいです。
- 例: 自己紹介ゲーム、趣味や特技についての簡単な質問タイム。
全員が楽しめる工夫
- 話題の提供: 話しやすいテーマをいくつか用意しておく。
- 進行役: 必要に応じて進行役が会話を調整します。
- 写真撮影: 記念写真を撮ることで、思い出を共有できます（撮影時にはプライバシーへの配慮を忘れずに）。
行いたいコンテンツ
ゲーム的なコンテンツが一つでもあるとオフ会が盛り上がります。ビンゴやクイズ大会など景品が当たるゲームなどを入れると良いと思います。また、ゲームの集まりならプロジェクターにて10連選手権などそのゲームの特性を生かしたコンテンツや、アニメなら持ち寄ったアニメグッズの人気投票などをしても面白いでしょう。
また良くあるのがゲームのアカウント画面を出してスマホを並べその写真を撮るというものです。何十台ものゲームのアカウントが揃うとそれは迫力満点で良い思い出にあると思います。
飲食の提供
食事や飲み物を提供する場合は、アレルギーや食事制限に配慮しましょう。会場で食事を提供されるようでしたらしっかりと確認を取っておくことも大切です。
4. フォローアップ：次につなげる
お礼とフィードバック
オフ会後に参加者へお礼を伝えましょう。
- 方法: メール、SNS、またはグループチャット。
- 内容: お礼の言葉と、次回の開催について簡単に触れる。
フィードバックを収集すると、次回の改善点が見えてきます。
- 例: 短いアンケートフォームを送る。
写真や思い出の共有
- 共有: 撮影した写真や動画を参加者と共有することで、交流が続きやすくなります。
- プライバシー: 事前に許可を得た範囲で共有することを忘れないでください。
オフ会成功のポイント
- 準備が全てを決める: 企画段階でどれだけしっかり計画を立てられるかが鍵。
- 柔軟な対応: 当日のトラブルや想定外の事態にも、冷静に対応すること。
- 参加者目線: 全員が楽しめるよう、参加者の気持ちを考えた運営を心がけましょう。
オフ会は、一度きりのイベントではなく、継続的な関係を築く場でもあります。このガイドを参考にして、素晴らしいオフ会を企画してください！
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