この文書では、初めて幹事を務める方に向けて、幹事の役割と責任、そしてイベントを成功に導くためのポイントを詳しく解説します。社会人になってから直面する可能性のある様々な場面での幹事の役割について、具体的なアドバイスと実践的なヒントを提供します。
幹事の役割とは
社会に出れば、会社の歓迎会や送別会、結婚式の二次会など様々なイベントで「幹事」という役目に出会うことがあります。
学生でもサークルなどでその役職が存在しますし、身近なところでいえば、友人との旅行やちょっとしたお出かけでもスケジュールを管理する点はすでに幹事の仕事です。
突然の任命
「無関係だと思っていた幹事に突如任命されてしまった！」
不安な気持ち
「幹事を任されたが何をしていいかわからない。」
成功への願い
「イベントを円滑に進行したい！」
そんなあなたに幹事のいろはをご紹介いたします。
これを読み終えるころには、一点の曇りもなく、イベント・会の成功に突き進むことができるでしょう！
幹事の仕事内容
幹事の仕事とは、人数の大小に関わらず、会の運営や野外でのイベント例えばBBQや小旅行などでも、始まりから終わり、そのイベントで起こる１～１０を把握し、必要なものを準備することにあります。
１．イベントの全体把握
イベントの始まりから終わりまでの流れを理解し、必要な準備を行います。
２．必要なものの準備
イベントに必要な物品やサービスを洗い出し、準備します。
３．役割分担
会計、司会、その他の役割を適切に分担し、管理します。
４．タイムスケジュール管理
イベントの進行を時間軸に沿って管理し、円滑な運営を行います。
役割分担
会計の役割と重要性
会計はそのイベントでかかるすべてのお金を把握し、必要な分を集金し、支払う役割です。
どの役割も重要ですが、ミスが起こったり、不明瞭だと、わかりやすくトラブルになりやすい担当です。ダブルチェックなど確認を怠らないようにしましょう。
担当を振り分けるときは適正(真面目で丁寧で正確)を見極めて預けるようにしましょう。
少人数なら幹事が兼任したほうが、伝達ミスなどのエラーが起こりません。
大人数の場合は、集金などの仕事量が増えるので担当を委ねて行いましょう。
司会の重要性
文字通り会を司る役割で、MCとも呼ばれ、Master of Ceremonies(式典の支配者)の略のとおり、会の良し悪しの命運を握っております。
幹事同様、会の全体趣旨を把握しなければならず、時にシリアス、時にユーモラスに進行をしなければならぬテクニカルな最重要ポジションです。
まさに 幹事の右腕となる存在でしょう。
司会に関してですがTVなどで目にする司会者を見ているのでハードルが上がりがちです。ただ一つ覚えてほしいことは司会とは会の次第を参加者に伝えていく役割だと思っていただければ少し楽になります。
司会者とは、イベントなどを進行させる役職のことを指します。結婚式やパーティー、そしてテレビやラジオの番組など、視聴者や参加者が取り組む活動を円滑に進行させる役割を担っています。
一方、MCは、基本的には司会者と同様の役割を果たしますが、名前の由来である「Master of Ceremonies（儀式の主）」が示すように、フォーマルな場ではなく、リラックスした雰囲気の中での進行を指します。
皆様テレビなどのMCをイメージして、その場の雰囲気に合わせ盛り上げていくのが司会の役割と勘違いしていますが、そうではなく司会とは参加者が取り組む活動を円滑に進行していく係です。
手元にタイムスケジュールを用意して見ながら、当日のスケジュールを参加者に伝えるようにしましょう。
例：
「今から〇〇を行いますので皆様フロアにお越しください。」
「それではしばらくご歓談となりますので次のイベントまでしばしお待ちください。」
「ここで〇〇さんから挨拶をいただきたいと思います。」など
その他の役割分担
結婚式の二次会のような各種パーティーや、送別会などでは、クイズやダンスなどの出し物担当、BGMなどの音楽担当、ムービーやスライドショーなどの映像担当、各担当に付随した買い出し担当など様々な仕事が発生します。
これらを企画し分担しまとめることが幹事の仕事の一つです。
出し物担当
クイズやダンスなどのエンターテイメントを担当します。
音楽担当
BGMや音楽関連の準備と管理を行います。
映像担当
ムービーやスライドショーの制作と上映を担当します。
買い出し担当
必要な物品の購入と管理を行います。
タイムスケジュールの管理
どのような会・イベントでも始まりの時間と終わりの時間があります。何をするかが決まったら、時間軸にそれらのコンテンツを並べて管理をしましょう。
その際にタイムスケジュール表・進行表・小旅行などでしたらしおり、を起こして書き記すとスケジュールに無理な箇所が発見できたり、全員で共有できるので大変便利です。必ず用意するようにしましょう。
その際共通していえるポイントは、コンテンツの延長、遅延が発生した場合などに対応できるよう、時間に余裕をもって作ることです。
パーティーなどの場合は、歓談の時間を各所、各間に設けておきます。このように自由に操れる時間を伸縮することで調整を行います。
また、結婚式の二次会やサークルの追いコンなどの場合、定番のコンテンツが存在します。(結婚式二次会ではお開き後の退出時に新郎新婦のお見送りを伴うことがあり通常の2～3倍の時間を要します。)
その 所要時間や注意点などはそれぞれに精通した方に助言を求めることもいいでしょう。
貸切パーティールームDeBargeでは、タイムスケジュールの作成はもちろん、年間300件ほどの貸切のご予約をお手伝いしておりますのでそれぞれに見合ったアドバイスができます。ぜひご相談ください。
幹事としての心構え
さて今回は初めて幹事をされる方向けに「幹事の仕事内容」をご紹介いたしました。
何をすればいいかわからなかった方もお悩みは解決したのではないでしょうか？
幹事はまとめ役であり、会のリーダーです。
携わる会・イベントが円滑に回り、素敵なものになるよう、役割を分担し情報を共有し勤めましょう。
リーダーシップ
幹事は会のリーダーとして、全体を把握し指揮を取る役割があります。
情報共有
関係者全員と情報を共有し、円滑な運営を心がけましょう。
役割分担
適材適所で役割を分担し、チームワークを大切にしましょう。
柔軟な対応
予期せぬ事態にも柔軟に対応できるよう、準備を怠らないようにしましょう。
まとめ
以上初めて幹事様を行うことになった際のご参考にしていただければと思います。
渋谷貸切パーティー会場DeBargeでは幹事様が使いやすいパーティー会場を目指し、プロジェクター、ワイヤレスマイク、受付用金庫、ビンゴマシーン、シャンパンタワーなど各種パーティーに必要な設備がすべて無料にてお使いいただけます。また、結婚式二次会などの司会やタイムテーブルの作成、進行のアドバイスなどもしっかりとサポートいたします。貸切の送別会や結婚式二次会、忘年会、同窓会などでお困りのことがありましたら12年間の経験をもとにお手伝いさせていただきますのでお気軽にお問い合わせください。30人、40人、50人の貸切には最適のスペースです。渋谷で貸切パーティーをお考えでしたらぜひ、渋谷 貸切 パーティー会場DeBargeを宜しくお願い致します。
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