※注意 渋谷では貸切と歌っているのに貸切ではない店舗が多数存在しています。上司の方などに気を使わせないためにも本当に貸切なのか事前に確認しておきましょう。
イベントやパーティー、会議などで大人数が集まる会場を予約するのは楽しい反面、計画がうまくいかないと困ることもあります。ここでは、大人数で会場を予約する際の重要なポイントを5つご紹介します。これから会場を予約する方に、少しでも参考になれば嬉しいです！
1. 会場のキャパシティとレイアウトを確認する
まず重要なのは、会場の収容人数が自分たちの予定参加人数に対応しているかを確認することです。キャパシティだけでなく、会場のレイアウト（テーブルや椅子の配置、ステージの有無など）もチェックしましょう。特にセミナーやプレゼンテーションを予定している場合は、座席の向きやスクリーンの位置が見やすいかどうかも大切なポイントです。
・収容人数の確認：会場の最大収容人数が、参加予定人数をカバーしているか確認しましょう。大人数の場合は、少し余裕のある会場が安心と思われがちですが、参加者に年配の上司などがいる場合は広めの会場が好まれ、参加者が比較的若手で構成される場合はあえて広すぎない会場を選ぶことをお勧めします。
・立食形式か着席形式か：立食の場合は収容人数が増えますが、着席形式だと減ります。会場のスペースや配置に合わせて形式を検討しましょう。また、立食の際は何名まで着席できるのかなどの確認も大切です。
・用途に合わせたスペース確保：講演会やセミナーならプロジェクターやスクリーンの設置スペース、懇親会なら食事の提供場所や飲み物を置くスペースも必要です。しっかりとゲストのお客様が入った際のイメージを持っておきましょう。
また会場の形式にも、ホテルの宴会場、レストラン、パーティールーム、居酒屋、最近ではAirBnBを利用した一軒家のレンタルなど様々あります。
それぞれ料金形態も変わるので、一律の会場費、一人当たりの料金、最低保証金額、追加料金、そのほか会場は貸切で使えるのかなどを必ず確認しましょう。
ポイント
会場のキャパシティーと予定人数はマッチしているか
狭すぎる会場は皆様気にすると思いますが、広すぎても盛り上がらないパーティーになります。適正な広さの会場を選ぶことが大切です。お客様が入った際の雰囲気など会場に下見に行けば確認させてくれることもありますので是非問い合わせてください。会場の大きさと料金は比例してくるので予算との折り合いも重要！
想定しているレイアウトに見合うか
必要なアイテムは既に会場にあるのか確認！プロジェクター必須なのにプロジェクターがない、マイクはあるが貸切ではないので使ってはいけないなど本当に貸切なのをチェックしましょう。渋谷では貸切と歌って当日貸切ではない会場が蔓延しています。しっかりと確認しておきましょう。
2. 交通アクセスと駐車場の確認
参加者が多いと、アクセスの良し悪しが会場選びの決定的な要素となります。参加者が快適に会場に到着するために重要な要素です。特に大人数の場合は、会場までの交通手段が豊富で、場所が分かりやすい場所を選ぶことが望ましいです。会場が駅から徒歩圏内であるか、または近くに駐車場があるかを確認しましょう。遠方からの参加者が多い場合には、周辺の宿泊施設情報や最寄駅からの送迎の有無も事前にチェックしておくと、参加者にとって大変助かります。
・公共交通機関の利用：最寄り駅から徒歩圏内で、バスやタクシーも利用しやすい場所が理想的です。特に遠方から参加する人がいる場合は、空港や新幹線の駅からのアクセスも重要です。
・駐車場の有無：車で来場する人のために駐車場があるかも確認しましょう。近くに駐車場がない場合、予約時に案内しておくと親切です。
・周辺施設：コンビニやカフェが近くにあると、ちょっとした買い出しやリフレッシュのために便利です。また、宿泊が必要な場合は近隣のホテル情報も提供できると参加者にとってありがたいですね。
ポイント
なんにせよ駅近がベスト
悪天候や夜間の想定もして下見を行いましょう。
3. 設備とオプションサービスの確認
大人数を収容するイベントでは、設備の質がイベントの成功を左右します。音響設備や照明、プロジェクター、荷物置き場などが整っているか確認しましょう。また、会場によっては、ケータリングやドリンクサービス、ドリンクの提供方法、司会者の手配など、イベントの成功に役立つ追加オプションを提供しているところもあります。これらのオプションがあれば、準備が楽になるのでチェックしておきましょう。
・音響・映像設備：マイクやスピーカー、プロジェクターやスクリーンがあるか確認しましょう。大人数の会議や発表には、これらの機材が欠かせません。
・Wi-Fiの提供：今ではインターネットが必要なイベントも多いため、無料Wi-Fiがあるか確認することも大切です。
・控室や荷物置き場の有無：出演者や講師がいる場合は控室、参加者が多くなると荷物を一時的に置けるスペースも必要になります。
・エアコンや暖房設備：季節に応じた温度調整ができるかも重要です。多くの人が集まると、会場内が暑くなりやすいため、特に夏場や冬場の快適性に配慮しましょう。
ポイント
現地に下見に行き実際の動線やプロジェクターの接続方法などを確認すると当日に想定外のことが起きずにスムーズに運べます。
4. 予約方法とキャンセルポリシーを把握する
大人数の会場予約では、通常よりもキャンセルや変更が難しい場合が多いです。特に人気の会場や週末にかかる場合は、早めに予約しておくのが賢明です。予約前に、キャンセルポリシーや変更手数料をしっかりと確認しておきましょう。急な人数変更が発生する可能性もあるため、柔軟に対応してもらえるかどうかも確認しておくと安心です。
・候補日を複数用意：第一希望の日時が予約できないことも考慮して、候補日を複数持っておくと良いです。
・シーズンに注意：特に忘年会シーズンや新年会、卒業式シーズンなどは予約が集中しやすいです。人気のシーズンは通常よりも数ヶ月早く予約を入れることをおすすめします。
・キャンセルポリシーの確認：急な変更に備え、キャンセル規定やキャンセル料も確認しておきましょう。人数が多いとスケジュール調整も大変ですので、リスク管理の一環としてチェックしておくと安心です。
ポイント
予約が完了していなかった、キャンセルしたつもりができていなかったなどならぬよう必ずメールや書面にてやり取りをしログを残しましょう。
5. 事前の打ち合わせをしっかりと行う
特にイベントが複雑な場合やプランが多岐にわたる場合は、会場の担当者と事前に詳細な打ち合わせを行うことをおすすめします。借りる会場では忘年会、送別会、歓迎会、結婚式二次会など前例があるのか、経験値があるのか、
タイムスケジュールや進行方法、細かいリクエストについて共有し、当日のトラブルを防ぎましょう。さらに、当日も会場スタッフにサポートしてもらえる場合は、具体的なサポート内容について事前に話し合うことも大切です。
まとめ
大人数の会場予約は計画的な準備が必要ですが、事前の確認をしっかりと行うことで、スムーズで楽しいイベントが実現できます。ぜひこれらのポイントを参考に、参加者全員が楽しめる素晴らしいイベントを成功させてください！
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