まずは全体像：幹事のやること5ステップ
Step1. 目的と枠組みを決める（主旨・参加規模・予算レンジ）
「一年の労をねぎらう」「部門横断の交流」「表彰」など主旨を明確化。想定人数と1人あたりの予算（例：5,000〜8,000円）を仮置きします。
Step2. 日程・会場を押さえる
最優先は日程調整（複数候補）→会場仮押さえ。駅近・アクセス・貸切可否・飲食形式（ビュッフェ/コース）・機材を同時に確認。
Step3. コンテンツ構成を決める
開会〜乾杯〜交流〜企画（抽選・表彰・ゲーム）〜締めの流れ。主賓・来賓挨拶の有無、景品の有無を決めます。
Step4. 告知・回収・手配
案内配信→出欠・アレルギー回収→確定人数連絡→機材・装飾・景品・BGM素材を手配。
Step5. 当日運営とアフターケア
受付・会計・司会進行・写真/動画・忘れ物管理・お礼/精算・アンケートまで。
準備タイムライン（6週間前〜当日〜翌日）
6〜5週間前
- 目的・予算枠・候補日（2〜3案）決定
- 幹事チーム編成（総責任者/会計/進行/受付/撮影/景品）
- 会場を比較・仮押さえ（人数幅△±20%伝達）
4週間前
- 上長・主賓のスケジュール確定
- 案内一次配信（開催概要・回答期限・アレルギー回収）
- 司会・乾杯・締め挨拶の依頼
3週間前
- 企画決定（抽選・表彰・ゲーム）／景品選定
- 音響・映像・レイアウト案（島型/シアター）作成
- 参加見込み数で会場・料理を調整
2週間前
- 二次案内（未回答者フォロー）
- 進行台本の初稿／BGMリスト／スライド草案
- 名札・受付リスト・座席表（必要なら）準備
1週間前
- 最終人数確定・メニュー確定
- 司会台本・進行表FIX／役割分担最終確認
- 景品購入・搬入段取り／釣り銭準備（現金精算時）
前日
- 機材リハ（PC・HDMI・マイク・音量・動画再生）
- 印刷物セット（進行表、司会原稿、受付名簿、領収書）
- 当日連絡スレ（LINE/Slack）を立てる
当日
- 会場入り（開始60〜90分前）→受付設営→最終音出し
- 受付開始（開始30分前）→名札・ドリンク導線チェック
- 本番→撤収（忘れ物・ゴミ・会計）
翌日〜3日以内
- お礼・写真共有・簡易レポ
- 精算・領収書整理・反省会メモ
- 来年への引き継ぎノート化
予算・会計の考え方（基本式と目安）
- 基本式：総予算＝（会場・飲食）＋（景品）＋（装飾・印刷）＋（諸経費）
- 一人あたり目安：カジュアル5,000円前後／しっかり交流・表彰あり7,000〜9,000円
- 配分例（1人7,000円・50名＝35万円）
- 飲食・会場 80%（28万円）
- 景品 12%（4.2万円）
- 装飾・印刷 3%（1.0万円）
- 予備 5%（1.8万円）
- コスト圧縮Tips：景品は少点数高単価より「中〜小景品×当選数多」で満足度UP／写真は社内カメラ班で
会場・飲食・機材チェックリスト
会場
- 貸切可否／最小保証人数／延長料金
- 立食/着席の最大人数／天候（屋内/テラス）
- 駅から徒歩所要／エレベーター・バリアフリー
飲食
- ビュッフェ or コース／飲み放題の銘柄とL.O.時刻
- ベジ/ハラール/アレルギー対応可否
- デザート・ケーキ持ち込み可否（保管スペース）
機材・備品
- 音響：ワイヤレスマイク×2以上、BGM音量、ミキサー有無
- 映像：プロジェクター/大型モニター、HDMI/USB-C、アダプタ
- 照明：明暗切替、スポット可否
- 進行：司会台本置き台、タイマー、抽選箱、筆記具、養生テープ
- 通信：Wi-Fi／有線LAN（動画再生・表彰スライド用）
コンテンツ設計：盛り上がる3パターン
1) “感謝と表彰” 型
- 年間MVP・チーム賞・縁の下の力持ち賞
- 受賞コメントは1人30秒以内、BGMでテンポUP
2) “交流とシャッフル” 型
- 乾杯後15分で席替え指示→部署横断名札色分け
- 「共通点ビンゴ」（趣味・出身地・推し）で会話の糸口
3) “ゲームでワッと” 型
- 早押しクイズ（社内トリビア）／箱の中身は何だろな
- 抽選は“QRくじ”や“数字カード”でスムーズに
司会進行例（90分/立食・表彰あり）台本付き
0:00 開会・オープニング（司会）
皆さま、お待たせいたしました。ただいまより〇〇部 忘年会を始めます！まずは一年の労をねぎらい…本日は「交流」と「感謝」をテーマに進行します。
0:02 来賓/主催挨拶（上長 1.5分）
今年一年の振り返りと来年の抱負をコンパクトに。
0:04 乾杯（指名 1分）
それではグラスをお持ちください。…乾杯！
0:05 飲食スタート・歓談①（15分）
- BGMややアップテンポ、フォトスポット案内
- 受付は未到着者のフォロー
0:20 交流企画①（10分）
名札の色でグループを作り、写真1枚＋“今年一番のニュース”を共有！
0:30 表彰パート（15分）
それでは2024年MVPの発表です！…受賞コメントは30秒でお願いします。
- スライドで写真＋一言、BGMで抑揚
0:45 歓談②（15分）
- ケーキ/デザート解禁、撮影タイム
1:00 抽選会（10分）
お手元の番号をご確認ください…〇番！おめでとうございます！
1:10 締め挨拶（1.5分）
今年の感謝と来年の飛躍を一言で。
- 三本締め/一本締め
1:12 案内（司会 1分）
本日の写真は社内共有します。お忘れ物のないよう、お気をつけてお帰りください。
1:15 終了・撤収（15分）
ワンポイント
- 台本は1分単位で。各パートに「時間超過時のカット案」も書いておく。
- BGMの山を“表彰前後”に作ると雰囲気が締まる。
連絡テンプレ（コピペ可）
一次告知（4週間前）
件名：［出欠確認］〇月〇日（金）19:00〜 忘年会のご案内
本文：
- 主旨／日時／会場最寄り／会費目安
- 回答期限（〇/〇まで）
- アレルギー・ベジ等の申告欄
- 乾杯・締め挨拶の候補者（任意）
二次告知（2週間前）
件名：［最終回収］忘年会の出欠・アレルギー確認のお願い（〇/〇締切）
本文：
- 現在の参加見込み／未回答者のリンク再掲
- 企画の予告（抽選・表彰）で参加意欲UP
前日リマインド
件名：明日19:00〜忘年会／受付18:30開始（会場地図あり）
本文：
- ドレスコード（スマートカジュアル等）
- 受付方法（名札／会費／領収書）
- 連絡先（当日代表電話/LINE）
当日の運営オペレーション
受付
- 名簿（五十音順/部署別）・名札・会費箱・釣り銭
- 領収書は事前記入欄を印刷して高速化
タイムキープ
- タイマー係が司会の左後方に位置取り
- 5分前・1分前の札で可視化
音響/映像
- マイクは司会用＋フロア用で最低2本
- 動画再生は事前にオフラインファイル化
撮影
- 全体写真（開会直後と終盤の2回）
- 表彰時は被写体の**斜め45°**で立体感
トラブル対策とリスク管理
- 遅延：来賓未着→乾杯順序を入れ替え、歓談先行
- 機材不調：スライドはPDF版、HDMI/Type-C変換2種、BGMはスマホ予備
- 食物アレルギー：名札に小さく“印”を付けて配膳時に注意喚起
- 飲酒配慮：未成年・車両運転者にはソフトドリンク案内を強調
- 体調不良：救護動線と最寄り医療の把握、会場スタッフ連携
アフターケア（満足度を次回へつなぐ）
- 即日：写真共有・御礼（3行でOK）
- 3日以内：アンケート（5問）
- 総合満足度（5段階）
- 良かった点（複数選択）
- 改善点（自由記述）
- 来年やりたい企画
- 次回参加意向
- 来年用メモ：人数推移、好評メニュー、機材の詰まりポイント
便利な雛形（そのまま使える）
進行表（テンプレ）
- 開場/受付 18:30
- 開会 19:00
- 乾杯 19:05
- 歓談① 19:06
- 企画① 19:20
- 表彰 19:30
- 歓談② 19:45
- 抽選 20:00
- 締め 20:10
- 終了 20:15
司会冒頭スクリプト（短縮版）
本日はお忙しい中ありがとうございます。司会の〇〇です。まずは一年間のご尽力に感謝しつつ、乾杯からスタートします。〇〇部長、お願いいたします。
締めスクリプト（短縮版）
本日はご参加ありがとうございました。来年も良い一年にしていきましょう。お忘れ物のないようお気をつけてお帰りください。
よくある質問（FAQ）
Q. 人数が読めないときの会場は？
A. 「最低保証人数が低い／人数幅でメニュー調整可／当日延長OK」な貸切会場を。立食なら収容に余裕が出ます。
Q. 予算が厳しい…
A. 飲み放題の銘柄を標準に、景品は“当選数を増やす”設計で満足度を確保。写真は内製、装飾はフォトプロップ重視で。
Q. 余興が苦手
A. 表彰＋抽選の“二本柱”が無難。抽選はQRくじや番号カードで短時間に。
Q. 当日の遅延が怖い
A. 各パートに“カット候補”を台本に明記。乾杯後すぐ歓談に入れる“逃げ道”を作る。
まとめ
- 幹事の本質は**「段取り」×「雰囲気作り」**。
- タイムラインと役割分担が8割。
- 司会台本の秒単位設計とBGMの抑揚で“ちゃんとした会”に。
- アフターケア（お礼・写真・アンケート）で来年の成功を内製化。
渋谷駅徒歩1分の貸切会場「デバージ」は、30〜70名にちょうど良いサイズ。マイク・プロジェクター・BGM完備、接続サポートも万全。表彰や抽選が映える導線で運営しやすく、上司の方に認められる忘年会が開催可能。幹事を徹底伴走し、“ちゃんと盛り上がる忘年会”を実現します。
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