特に渋谷という都心で貸切忘年会を行う場合、ゲストが満足する進行を考えることが成功の鍵、この記事では、渋谷で忘年会を計画する際の進行計画の例と、準備段階で意識すべきポイントを詳しく解説します。よろしければ最後までお付き合いください。
渋谷で貸切忘年会の魅力
渋谷はアクセスの良さだけでなく、多彩な飲食店やイベントスペースが点在しているため、切りの忘年会を貸す企画のに最適な場所です。 さらに、トレンドの発信地でもあるため、モダンでスタイリッシュな場所ですな会場からアットホームな雰囲気の店まで、選択肢が豊富です。これにより、参加者の好みや会社の雰囲気に合わせた会場選びが可能となります。
貸切ならではの特典は、以下の通りです：
- プライバシーが守られる：周りを気にせず盛り上がれる。隣に他のお客様がいるなど気にする必要がないのはかなりのメリットです。周りに他のお客様がいる場合、自分が気を遣うというより上席の方に気を使わせてしまうので参加者のことも考え貸切を選ぶことが最善だと思います。
- 自由な進行が可能：カスタマイズしたプログラムを進行できる。中にはダンスを踊りたい、ビンゴ大会をしたいなど忘年会ならではの催し物を考えて盛り上げたいところです。部屋を暗転したり、好きな音楽がかけられるなど通常の飲み会ではできない演出が可能です。
- 一体感が生まれる：全員が同じ空間で一緒に楽しめる。もちろん会場内に他のお客様がいないので、いつも会っている通りの身内ノリで楽しめるため参加者にも心地よい一体感が生まれることでしょう。
忘年会の成功に必要な進行のポイント
貸切の忘年会では、進行をスムーズに行うことが大切です。以下に、進行を組み立てる際の基本的なステップを示します。
1. 開場受付（開始時間の30分前）
参加者が到着する時間を見て、余裕を持ったスケジュールを組みましょう。
- 受付準備：名簿や名札をご用意し、受付スタッフを配置します。ここでポイントですが受付にて参加費をいただく場合は事前に回収できる方には事前に集めておいた方が良いです。その分受付の手間も省けますし、取り忘れ、ドタキャンの際の徴収などの心配もなくなります。
- ウェルカムドリンク：会場に到着した人がすぐにリラックスできるように、アルコールやソフトドリンクをご提供してお待ちいただきましょう。ただこの時点で盛り上がりすぎて酔っぱらってしまうのには注意を（笑）
2. 開会の挨拶（開始後5〜10分）
幹事や司会者が挨拶を行い、イベントの流れや趣旨を伝えます。
- 挨拶文：「皆様、本日はお忙しい中お集まりいただきありがとうございます。今年の感謝を込めて、楽しいひと時間を過ごしましょう！」
- イベントの流れ、ドリンクの終了時間やパーティーの終了予定時間を丁寧に説明。
3. 乾杯（開始後10〜15分）
乾杯のタイミングは全体の盛り上がりを左右しますが、ここまでまだドリンクに口を付けるのを待っているお客様もいますのでここから始まりますよといった意味も含め必ず行うようにしましょう。
- 会社の場合、社長やリーダーに一言お願いするのが定番です。
- 友人などを集めた忘年会の場合、面白い乾杯のフレーズで盛り上げるのも良いでしょう。
4. フード＆ドリンクタイム（開始後15〜60分）
参加者が自由に交流しながら料理や飲み物を楽しむ時間を設けてましょう。ご歓談の時間ですが司会進行の方は「ここからご歓談です。」としっかり伝えることにより、参加者にも理解ができますので必ずご歓談の時間もお伝えください。
- 料理の提供形式：ビュッフェスタイルかコース料理のどちらが良いか事前に検討。
- ポイント：お酒がメインになる場合は、軽食やおつまみを豊富に準備するのが好まれます。
5.アクティビティやゲーム（開始後60〜90分）
参加者同士のコミュニケーションを促進するため、ゲームやアクティビティを取り入れるのがおすすめです。
- ゲーム例：
- ビンゴ大会（いろいろありそうで盛り上がる）
- クイズ（大会会社の不思議なエピソードをテーマに）
- フォトコンテスト（その場で撮影した写真を使う）
6. 表彰と感謝の言葉（開始後90〜120分）
感謝の意を込めて、功績を称えたり、特別なメンバーを紹介したりする時間を設けております。
- 表彰例：
- MVP賞（今年最も活躍した人）
- 熱賞（イベント中最も笑いを取った人）
- 社長や幹事から一言メッセージを添えると良い印象に。
7.締めの挨拶（終了15分前）
イベントの最後に、感謝の気持ちを込めたご挨拶で締めくくります。
- 幹事からの挨拶：「本日は皆様のおかげで素晴らしい時間を過ごすことができました。また来年もよろしくお願いいたします！」
- 三本締めや一本締めで締めると、気持ちよく終了。
8. 写真撮影＆お見送り（終了直前〜終了後）
- 参加者全員で集合写真を撮りました。
- 退場時に一言お礼を伝えることで好印象を残させていただきます。
渋谷でおすすめの貸切会場
以下は、渋谷で忘年会に最適な貸切会場の例です：
1. モダンなレストランバー
渋谷駅近くには、スタイリッシュな内装で貸切可能なレストランバーがたくさんあります。カジュアルながら上品な雰囲気を楽しめるので、幅広い年代の参加者にも喜ばれます。ただこちらは貸切でパーティーを行えるか確認が必要となりますので、一度連絡をしてみることをお勧め致します。
2.アットホームなカフェ
小規模の忘年会には、アットホームな雰囲気のカフェがおすすめです。オリジナルメニューやデザートの提供が可能な場合もあります。こちらもレストラン同様貸切でパーティーをすることが可能かを確認してください。
3. レンタルスペース
自由度の高いイベントを計画したい場合、レンタルスペースを利用すると良いでしょう。プロジェクターや音響設備が整っている会場を選べば、プレゼンテーションや映像演出も可能です。結婚式二次会などを行っている会場でしたら忘年会でやれることはほとんどできると思います。マイクの設備なども用意がありますのでみんなが楽しめる忘年会を考えるのでしたら圧倒的にお勧めです。
貸切忘年会を成功させるための準備リスト
1. 予算管理
- 会場費、料理、飲み物、機材などの費用、装飾費をリストアップ。
- 費用を参加者で負担する場合、事前に保管しておく。会社払いでしたらこちらも支払いを行っていただく方に事前に確認をしておくことをお勧めいたします。
2. 人数確認
- 忘年会参加者の確定人数を、予約時あるいは開催日まで明確にしておく。
- 会場の想定人数や座席配置に影響するため、早めの調整が必要です。また、人数の増減などありましたらしっかりと会場と連絡を取り調整することをお勧めいたします。
3.タイムスケジュール作成
- 各セクションの開始・終了時間を明確にし、無駄な時間を減らします。
4. 装飾と音楽
- 忘年会らしい雰囲気を演出するために、テーブルクロスや飾り付けを準備します。
- 会場の雰囲気に合った音楽を評価。
忘年会幹事の心得
幹事はイベント全体の成功を考慮する重要な役割です。以下の注意事項を押さえましょう：
- 柔軟な対応：当日のトラブルにも冷静に対処。
- コミュニケーション：参加者または会場スタッフと密に連絡予定。
- 楽しむ気持ち：自分自身も楽しむことで、自然と周りも盛り上がる。
渋谷での貸切忘年会は、計画次第で参加者全員が満足するイベントになります。この記事を参考に、素敵な時間を演出してください！
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