本記者が思う「優秀な幹事さん」の共通点

こんにちは幹事コンサルタントのゆきです。

幹事を務めることは仕事において ビッグチャンスである。と提唱しております。

 面倒だし、大変そうだし、と何かと敬遠されがちな「幹事」。

通常業務や日常とは別ベクトルで展開され、大変な割に見返りが少ない…。

この記事を見てくださっているみなさんも「やることになってしまった」とか「危うく任されそうになった」などマイナスなイメージの存在として関わらぬようされていた方もいらっしゃるのではないでしょうか？

今回は、幹事とは何か、幹事の基本的な仕事と優秀な幹事とは何かなど、幹事を任された時の具体的な仕事、そしてメリット・デメリットについて説明しています。

今回の記事は以下のような人におすすめ！

幹事とは何か？

幹事をうまく務めれば、後輩に慕われ、先輩上司からも一目置かれるでしょう。

というのも幹事の仕事というのは、 会場選び、出欠の確認、受付、挨拶(するかたの選出)、コンテンツ、諸々の備品準備など多岐にわたります。

それぞれのタスクを理解し、時に振り分け、会を円滑に進行、まとめる。それが幹事です。

幹事に適した人物像

 とりまとめ役ですのでマネージャー業務、管理職の仕事のように思います。

逆説的ではありますが、仕事ができる人というか、管理職の方は幹事の仕事に最適です。

幹事に選ばれる人の傾向

 しかしながら職場の親睦会などにおいて幹事は、比較的若手の方に預けられることが多いように思われます。

幹事業務のメリットとデメリット

メリット
管理職業務の幹事をうまく勤めれば、上司の方は管理職としてのあなたの資質を高く評価し、あなたがその立ち位置にいることをイメージされることでしょう。幹事⇒管理職ポジションに繋がるということです。
幹事をうまく勤めればあなたの地位は向上し輝かしい未来の道筋を開くことができるのです。

デメリット
仕事量が多岐にわたり、初めての方など全体を理解していないと難しい。
通常業務との平行して進めなければいけないことが多いため多忙になる。

もうお分かりですね。幹事はビッグチャンスであるし、幹事をうまく勤めればあなたの地位は向上し輝かしい未来の道筋を開くことができるのです。

DeBargeの幹事サポート経験

これからするお話は、素晴らしい会にしたいと思う幹事様の役に立つお話です。そして我々は素晴らしい幹事というものを知っております。(具体的になにをすべきか、そしてダメな幹事もね♡)

年間300件、営業開始以来3000件程のご予約をお手伝いしてきた我々DeBargeです。 そう。3000人を超える幹事様とお話をし会の進行をお手伝いさせていただきました。

大手上場一流企業の方、会社経営者の方、芸能プロダクションの方、学生、と様々な幹事さんがおらえました。

圧巻、感嘆、お手上げ、白旗、恐れ入りましたの幹事さんを目の当たりにしてまいりました。

その幹事ハウツー、幹事ノウハウが我々の脳内CPUに蓄積されております。

優秀な幹事の重要な共通点

ここでひとつの具体的でかつ重要な優秀幹事の共通点を発表致します。

開催パーティー中に見られる共通点は、 「乾杯前に注意事項を明確に伝えている」 ということ。 これはわたくしたちが伝えてほしいことでもあり、 それを伝えることにより情報が共有できて要所で皆が同じ行動をとることができるという利点があります。 会を円滑に進めるということを自分だけではなく全員の共通意識に落とし込むということでもあると思います。

基本的な環境説明

具体的にDeBargeでいうと、 ・飲み放題の開始・終了時間 ・ドリンク料理の提供方法・トイレの位置 ・喫煙スペースの位置 ・荷物のクローク場所 ・会の終了時間 など基本的な環境説明があります。

タイミングの重要性

ポイントとして重要なのは乾杯前というところかと思います。うっかり、会の中盤、終盤などになろうものなら、もう気持ちよく酔ってらっしゃるかたもいますので、 その情報は伝わらないことがありんす。

情報伝達の方法

一番統率の取れるタイミングで、的確かつ簡潔に。情報を伝えるということには旬のタイミングがあります。中にはレジュメとして要点をモニターに終始出しておく方もいらっしゃいます。

優秀な幹事の特徴

「当たり前だろ」と思われた方いらっしゃるかもしれません。その通りです。難しいこと、できないこと、などはしなくていいのです。

しかしながら何をすればいいかわからない、とか、 先に話した通り、幹事が目を配る範囲は全体で多岐にわたるので、 基本を怠ってしまうことがあります。 良い会にしようと力み過ぎて基本のところをおざなりにしてしまいがちです。

そんな、優秀有能な幹事さんは、ベテラン社員だけに存在するわけではありません。お若い学生の方にもいらっしゃって、そんな方を見たときには「どんなお仕事に就かれるんだろうなぁ」とうっとりしてしまうものです。

他には歓談の時間をしっかりと伝えることもとても大切です。パーティーに参加されたお客様は今日がどんなスケジュールで行われているかなんて知りません。たとえ最初にそれを説明したとして、お酒が入っている場で覚えていると判断してしまうと参加者は次に何をやっていいの分からず、待つ時間が生まれてしまいます。例えば余興の後が歓談だった場合、参加者は次は何が行われるんだろうと待ってしまいがちです。ここで司会の方が「それではご歓談となりますので、しばしお食事をお楽しみください。」といった言葉があるとあっ次はご歓談なんだと切り替えることができます。自分がわかっていることは、みんながわかっているわけではないということですね。ここまでわかりやすい進行をしている幹事様はやはり素晴らしいの一言です。

そんなわけで、来たる忘年会シーズン、大役を務められる幹事さん方のご参考になればと思った次第でございました。

 優秀な幹事さんの共通点はまだまだ存在します。

次回は、これを読んであなたも同期を出し抜こう！