渋谷で貸切パーティー会場を10年以上運営しておりますDeBargeと申します。今回は10年の経験をもとに追いコン、卒業パーティー（卒パ）で事前に行っておいた方が良いこと5選をご紹介したいと思います。忘れがちなことなどを含め解説もしっかり書いていきますので是非ご覧ください。
1.参加者からの集金
まず初めにお伝えしたいのがこちら、参加者からの当日の会費の集金です。
こちらですが一番良くないケースから紹介しますと、「最後に集める」これが一番良くないです。数々のパーティーを見てきた我々はどんなパーティーでも一番お勧めいたしません。というのも
・途中で帰る方がいて集金し忘れる。
・誰からもらったのかわからなくなり会計が足りない。
・集金に時間がかかり退出の時間をかなり超えてしまう。
など、デメリットの塊です。
次は通常ですと悪くない選択ですが「入場時に集める」というものです。こちらもいくつかデメリットがあります。
・途中から参加した方がわからなくなる。
・入場に時間がかかりすぎタイムテーブル通りに進行が進めなくなった。
など、「最後に集める」よりかはもちろん悪い選択ではないのですがまだまだ追いコン、卒業パーティー（卒パ）なら良い選択ができるはずです。
それでは追いコン、卒業パーティーの集金ベストな選択とは？
それは「事前に集金をしておく」というものです。もちろん当日まで会えないなどの状況で当日集めなければいけない方もいらっしゃると思いますが、事前に集金が可能な参加者からは事前に集めておきましょう。これに対するメリットは
・当日の入場がスムーズに進む
・誰から集金をしたのかが明確化される
さらには万が一当日キャンセルにて数名のキャンセル料金が必要になった際も対応できますし、そもそも卒業生へのプレゼントに関しては人数で割っているので、当日来なかったからと言ってその分の集金もしやすいという最高のメリットが存在します。
サークルなどでしたら追いコン、卒業パーティー（卒パ）の前最後の集まりまでに集金をしますと言っておけば、メンバーからしっかりと集金ができるので是非参考にしてください。
2.卒業生への寄せ書き
こちらもパーティー当日に書けなかった人が焦って書いている光景を目にしますが、追いコン、卒業パーティー（卒パ）は卒業生がそもそも多いので、当日まで書けていない人が数名いて、その数名がさらに10人以上のメッセージを書かねければいけないことを考えるとぞっとします。
今まで追いコン、卒業パーティー（卒パ）を行ってきた際に何度も見てきた光景ですが、パーティーにはほぼ参加ができていませんでした。飲食も、感動のシーンもずっとメッセージを書き続けている。そこで書いたメッセージが果たして卒業生の心に届くか、夏休みの宿題を最後の一日でやらなければいけない状態です。
では事前にかけない人にはどうしたらいいの？
こちらは考え方次第ですが、早めに始めるというのがベストです。色紙本体にメッセージを書くようでしたら必ずみんなが集まれる日にちを考え早めに作成をし始めましょう。
また、色紙やアルバムの大きさに合わせた用紙を用意し書いてもらうために配ると、最悪当日まで集められなくても貼るだけといった風に対応できますのでできれば個々に渡せるよう用意いたしましょう。
3.ムービーの作成
当日の集合写真を当日流すムービーに入れこみたいといった一つこった演出により当日ムービーを作るお客様や、メッセージを取り終えていないから当日ムービーを作成するお客様がまれにいます。また、ムービーソフトで作っているけど書き出しの時間がなく書き出しを当日行うお客様も過去に数名見かけたことがあります。
そういったお客様は大抵、ムービーの時間に間に合わずせっかく時間をかけたものを流せないという事象に陥りがちです。
まず大前提として当日取った写真を使うことは避けた方がいいかもしれません。動画編集に慣れ、なおかついつも同じタイミングで動画を作っているお客様は別です。結婚式会場などでよくある演出ですがこちらは何度も同じ作業を行っているため失敗も、失敗したときの対処法もしっかりと用意されております。
書き出しなどの作業はしっかりと追いコン、卒業パーティー（卒パ）が始まる前までに終わらせておくことを強くお勧めいたします。
4.二次会の会場の手配
また、忘れがちなのがこちら追いコン、卒業パーティー（卒パ）の二次会会場の手配です。こちらのポイントは１次会の会場から近いこと、駅に近づく位置にあること、参加者から集めやすい会費であることを考えて探しましょう。
また、１次会のトラブルなどで１次会で行うはずだった催し物を２次会で行う可能性がありますので、プロジェクターの有無、マイクなどの設備の確認など２次会でも行えるのかを確認をしておくと１次会で時間がなくなったとき２次会に回せるかわかりますので把握しておきましょう。
また、追いコン、卒業パーティー（卒パ）は朝まで飲むというサークル、団体は多いかと思います。朝まで貸切可能なお店は限られてきますので、３次会などを行う際は早めに動き出した方が良いかと思います。
5.挨拶される卒業生に時間を伝えておく
こちらは追いコン、卒業パーティー（卒コン）あるあるですが、挨拶に思わず時間がかかってしまい押してしまうといったことがよくあります。15人の卒業生が一人3分話し出すと単純に45分の時間がかかります。間にプレゼントや参加者からの送別メッセージなどが入るようでしたらより時間がかかるでしょう。
ですので、大前提として卒業生の挨拶の時間は卒業生の人数に応じてたっぷり取っておくことが大切です。そして時間を気にしてか早めに終わりすぎてしまう、逆に卒業生に時間が伝わっていないため長くなってしまうなんてことの無いよう、事前に卒業生に時間を伝えておくことである程度調整が効くようにしておきましょう。
ここで余談ですが、時間が間に合わない場合に代表の方のみに挨拶をいただくということを提案する会場があると聞きました。当店としては反対の立場です。というのも当日は卒業生全員が主役です。もちろん代表者様には他の卒業生以上の思い出があると思います。それでも、卒業生は一人一人サークルなど団体への思い出もありますし、残る後輩たちへ伝えておきたいことがあると思います。最後に悔いを残すことはないよう卒業生皆様から挨拶をいただくことを筆者はお勧めいたします。
まとめ
以上、追いコン、卒業パーティー（卒パ）で必ず事前に行っておいた方がよいことでした。
忘れがちなこと、実際に事前に行うことが難しいこともあると思いますが、簡単に伝えるのであれば
「事前に行えることは事前に行っておこう。」それだけです。
また、やることを当日に回してしまうと当日やることが増えてしまい、焦ってしまい、バタバタと忙しいパーティーになりがちです。しっかりと事前にやるべきことは行い、リラックスして追いコンや卒業パーティー（卒パ）を迎えられるよう参考にしていただければと思います。
渋谷 貸切 パーティー会場 DeBargeでは１０年以上の経験をもとに追いコン、卒業パーティーをお手伝いさせていただいております。事前にタイムテーブルの作成や、スライドショーを作成するコツなどサポートさせていただいておりますので、渋谷で追いコン、卒業パーティーの開催をお考えの際は是非お気軽にお問い合わせください。
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