会社で新入社員や異動してきた社員の歓迎会を開催する際、幹事を任されることがあります。幹事の役割は単なる会場手配だけではなく、参加者が楽しめる雰囲気作りや円滑な進行も重要です。また、良い歓迎会にすることで上司の方からの評価も上がるかも？本記事では、歓迎会の幹事として成功するためのポイントを詳しく解説します。
1. 目的を明確にする
まず、歓迎会の目的を明確にしましょう。ただの飲み会ではなく、新しいメンバーが既存の社員とスムーズに交流できる場にすることが大切です。具体的には以下のような目的が考えられます。
- 新入社員や異動者を歓迎し、会社に馴染んでもらう。
自己紹介やアイスブレイクなどを行い交流がしやすい環境を作る。 - チームの親睦を深める
チーム戦のクイズなどゲームを用意して仲を深めるコンテンツを用意する。 - 会社や部署の文化を伝える
スライドなどで会社の案内と共に今案で行ったイベントなどの写真で社内のイメージを伝える。
目的が明確になれば、それに沿った企画を立てることができます。
2. 日程と会場の選定
日程の決め方
参加者ができるだけ多く集まれる日程を選ぶことが大切です。以下の点を考慮しましょう。
- 金曜日や業務が落ち着くタイミングがベター
- 主要メンバーのスケジュールを事前に確認
- 社内イベントと被らないよう配慮
会場の選び方
会場選びも重要なポイントです。次の要素を満たす会場を選びましょう。
- 会社からアクセスしやすい、または駅から近い
- 適度な広さがあり、交流しやすいレイアウト
- 飲食メニューが充実している
- 予算に合った価格帯
個室や貸切が可能な場所を選ぶと、会話がしやすく盛り上がりやすいです。
3. 予算管理と費用の配分
歓迎会の予算を決める際には、以下の点を考慮しましょう。
- 会社負担と個人負担の割合
- 料理や飲み物のグレード
- 景品やサプライズ演出の費用
例えば、一人当たりの予算が5,000円の場合、
- 飲食代：4,000円
- 景品代：500円
- 予備費：500円
といった形でバランスを取ると良いでしょう。
4. 進行スケジュールの作成
歓迎会がスムーズに進むように、事前にタイムスケジュールを作成しましょう。一般的な流れは以下の通りです。
| 時間 | コンテンツ | 所要時間 |
|---|---|---|
| 0:00～0:15 | 入場準備 | 15分 |
| 0:15~0:25 | 開会のあいさつ、乾杯 | 10分 |
| 0:25~0:55 | 新入社員・異動者の紹介、自己紹介 | 30分 |
| 0:55～1:30 | アイスブレイク：クイズ大会 | 35分 |
| 1:30~2:00 | ご歓談・食事 | 30分 |
| 2:00~2:05 | 締めの挨拶 | 5分 |
| 2:05~2:15 | 集合写真、退出準備 | 10分 |
| 2:15~2:30 | 撤収 | 15分 |
重要「しっかりと進行を作る必要なんてないよ。」「いつも通り、流れで行えば問題ないでしょ。」と思う幹事様もいるかもしれません。まず大前提として司会はそんなに大変ではありません。司会とはテレビで見るMCと違い参加者を回す必要なんてありません。やることはたった一つ、次は何を行うか進行を参加者に伝える。これだけです。つまり、進行表を見ながら、次は何になります。といえばいいだけです。これだけでしっかりとした司会が務まりますので、司会だ、緊張するとマイナスなイメージを持つ必要はないです。
また、年間300本以上のパーティーを10年以上見てきた筆者だからわかることは、進行を考えているパーティーと考えていないパーティーでは絶対に進行を考えているほうが成功する。ということです。なのでざっくりでも良いのでタイムテーブルの作成は行いましょう。
主な進行は上記のとおりです。進行について細かく解説させていただきます。
1.入場準備
入場の際に時間がかかりやすいのが受付です。何か備品やパンフレット、ビンゴカードを渡すなどまとめられるものはまとめておきましょう。集金が必要な場合は受付時に行うとそれだけ会のお時間が少なくなってしまいますので、事前に出来るようでしたら事前に済ませておきましょう。
2.開会のあいさつ
開会のあいさつですが歓迎会ですので上席の方からいただけるよう事前に上席の方に確認とお願いをしておきましょう。
3.新入社員、異動者紹介と自己紹介
時間がある場合、新人の人数が少ない場合はしっかりと時間を取って行うことが可能ですが、新人の人数が多い場合は[名前・出身・趣味]のような3つの項目をしてくことをおすすめいたします。
4.アイスブレイク
自己紹介の後にアイスブレイクを持ってきたのには訳がありまして、初めに仲良くなっておくことでこの後のご歓談の会話を弾ませる効果があります。
アイスブレイクはチーム戦にしたほうがよくその中でもクイズ大会が好ましいです。ここでは会社のことを問題にする必要はなく、一般知識的問題を用意することで先輩後輩関係なく活躍する場をあたえ、その中で新入社員の方の、性格、得意分野などを理解することができます。また新入社員の方も共通の問題に取り組むことによって共通の話題が生まれ交流がしやすくなりますのでここではチーム戦クイズが最もおすすめです。
5.ご歓談
先ほどのアイスブレイクで会話が弾んでいるのであればご歓談は問題なく進むと思います。「さっきのあの問題答えられるとは思わなかったよ。」「地理が得意なの？」など話のネタもたくさんあるはずですので、先輩方進んで話しかけに行くようにしましょう。
時間配分を考えながら、スムーズな進行を心がけましょう。
5. 交流を促す工夫
せっかくの歓迎会なので、新入社員や異動者が自然と溶け込めるような工夫をしましょう。
交流の工夫例
- 席替えタイム：一定時間ごとに席を移動する
- アイスブレイク：簡単な自己紹介ゲームを取り入れる
- 共通点探しゲーム：会話のきっかけを作る
また、新入社員が話しやすい雰囲気を作るため、幹事が率先して話しかけたり、周囲に紹介したりするのも重要です。
6. サプライズ要素を加える
歓迎会を特別なものにするために、サプライズ要素を加えるのも効果的です。
サプライズのアイデア
- ウェルカムメッセージ：参加者からの寄せ書きをプレゼント
- 写真・動画のスライドショー：事前に集めた写真で思い出作り
- オリジナルグッズ：会社やチームのロゴ入りアイテムを贈る
こうした工夫があると、参加者の印象にも残りやすくなります。
7. 事前準備と当日の運営
事前準備
- 参加者のリストアップ
- 店舗との最終確認
- 進行表・役割分担の作成
- 必要な備品（景品、名札など）の準備
当日の運営
- 早めに会場に到着し、準備を整える
- 進行がスムーズに進むよう時間管理を徹底
- 参加者の様子を見ながら柔軟に対応
8. 歓迎会後のフォロー
歓迎会が終わった後も、フォローをしっかり行うことで、さらに良い印象を残せます。
フォローのポイント
- 参加者へのお礼メールやメッセージを送る
- 新入社員や異動者に感想を聞き、フォローアップ
- 次回のイベントに活かすためのフィードバックを集める
特に、新入社員が職場に馴染めるよう、後日個別に声をかけるのも有効です。
まとめ
社内歓迎会の幹事を任された際には、
- 目的を明確にする
- 適切な日程と会場を選定する
- 予算を管理し、費用を適切に配分する
- 進行スケジュールを作成する
- 交流を促す工夫を取り入れる
- サプライズ要素を加えて盛り上げる
- 事前準備と当日の運営を徹底する
- 歓迎会後のフォローを行う
これらのポイントを押さえれば、参加者にとって有意義で楽しい歓迎会となるでしょう。幹事としての役割をしっかり果たし、ライバルに差をつける素晴らしい歓迎会を企画しましょう！
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