渋谷の忘年会完全ガイド｜会場選び・準備・進行・司会まで幹事向けに解説

渋谷で忘年会を開催する場合、駅からの距離はかなり重要です。

特に30名、40名、50名と人数が増えるほど、数人が道に迷うだけでも乾杯時間が遅れる原因になります。

ここで注意したいのが「渋谷駅徒歩○分」という表記だけで判断しないことです。

渋谷駅は出口が多く、

「○○出口から徒歩5分」

と書かれていても、その出口まで駅構内をかなり歩く場合があります。

また、広告などでは出口名を省略して「渋谷駅徒歩○分」と表示されていることもあります。

可能であれば、幹事さん自身が下見を兼ねて実際に駅から歩いてみることをおすすめします。

当日の参加者には、

・利用する改札

・駅出口

・目印になる建物

・会場入口の写真

まで共有しておくと安心です。

渋谷DeBargeは渋谷駅から徒歩約1分、渋谷フクラスの真横にある貸切パーティー会場です。駅から近いことは、華やかな設備以上に忘年会幹事さんにとって大きなメリットになると私たちは考えています。

会場選びでは「最大○名」という数字だけを見るのはおすすめしません。

同じ50名でも、

・全員着席する

・立食中心

・プロジェクターを見る

・ビンゴをする

・表彰式をする

・歓談を中心にする

では必要なスペースが変わります。

例えば着席人数を増やしすぎると、椅子とテーブルで通路が狭くなり、料理やドリンクを取りに行きにくくなることがあります。

逆に、交流を目的とした会社の忘年会なら、立食や一部着席にすることで参加者同士が移動しやすくなる場合があります。

DeBargeでは30〜70名程度の貸切利用に対応しており、特に40〜60名程度のパーティーについて多くご相談をいただきます。

人数を伝えるだけではなく、

「50名で、途中に30分程度のゲームをしたい」

「40名で、歓談を中心にしたい」

など、当日の内容まで会場スタッフへ伝えるとレイアウトを相談しやすくなります。

会社の忘年会では、プロジェクターやマイクを使う場面が意外と多くあります。

例えば、

・開会・乾杯

・表彰式

・一年間を振り返る動画

・スライドショー

・クイズ

・ビンゴ

・余興

・締めの挨拶

などです。

確認したいのは単に設備があるかどうかだけではありません。

「追加料金はかかるのか」「何本使えるのか」「スマートフォンやPCから接続できるのか」「スタッフに相談できるのか」まで確認しましょう。

DeBargeでは100インチプロジェクター、ワイヤレスマイク2本、ビンゴマシーン、抽選箱、スモークマシンなど、パーティーで利用しやすい設備を用意しています。

映像を使用する場合は、できれば当日いきなり接続するのではなく、事前にデータや接続方法を確認しておくことをおすすめします。

12月の忘年会、特に週末や人気の時間帯は早めに会場を探した方が安心です。

幹事さんの準備は、次のように分けて考えるとわかりやすくなります。

1〜2か月前

・開催日を決める

・おおよその人数を確認する

・予算を決める

・会場を探す

・会場を予約する

この段階では参加人数が完全に確定していなくても構いません。

「40〜50名程度」など、おおよその人数を把握して候補を探します。

3週間前

・出欠を確定していく

・料理・飲み放題を確認

・ゲームや余興を決める

・司会や受付担当を決める

・必要な設備を確認する

ここから当日の内容を具体的にしていきます。

1週間前

・人数の確認

・タイムテーブル作成

・景品などの準備

・動画やスライドの確認

・会場への最終確認

前日

・参加者へ会場案内を再送

・司会台本を確認

・景品・PCなど持ち物確認

・幹事メンバーで役割を再確認

前日に新しい企画を追加するより、「忘れ物がないか」を確認する日にするのがおすすめです。

忘年会でよくある失敗の一つが、ゲームや余興を詰め込みすぎることです。

忘年会はイベントであると同時に、参加者同士が一年を振り返りながら話をする場でもあります。

歓談時間はしっかり確保しましょう。

一例として、次のような流れがあります。

時間内容

18:30幹事・受付担当到着、準備

18:45受付開始

19:00開会・乾杯

19:10食事・歓談

19:50ゲーム・余興

20:15景品発表・表彰など

20:25歓談

20:40締めの挨拶

20:50集合写真

21:00終了

 

これはあくまで一例です。

ポイントは「歓談 → イベント → 歓談」とすることです。

乾杯直後からゲームを始めると、参加者はまだ料理を取りに行ったり久しぶりに会った人と話したかったりします。

最初に30〜40分程度の歓談を設けてからメインイベントを入れると、会場の雰囲気も温まっています。

また、ゲーム終了後にもう一度歓談時間を作ることで、「ゲームをやったらそのまま終了」という慌ただしい印象を避けられます。

 

参加人数が多くなるほど、幹事一人だけで忘年会を運営するのは大変です。

おすすめは、役割を簡単に分けることです。

担当	主な役割
幹事	会場との連絡・全体管理
受付	出欠確認・会費など
司会	当日の案内
余興担当	ゲーム・景品
タイムキーパー	時間確認

すべて専任にする必要はありません。

例えば受付担当が受付終了後にタイムキーパーを担当するなど、兼任でも十分です。

大切なのは「誰がやるのか分からない仕事」をなくしておくことです。

特に開始直前にありがちなのが、

「受付は誰がやる？」

「乾杯の人に伝えた？」

「景品は誰が持っている？」

という確認です。

前日までに担当者を決めてグループチャットなどで共有しておくだけでも、当日の負担はかなり減ります。

司会を頼まれると、

「盛り上げないといけない」

「面白いことを言わないといけない」

と考えて緊張してしまう方がいます。

しかし、忘年会の司会で一番大切なのは、参加者に次に何をするのか伝えることです。

例えば、

「皆さま、本日はお集まりいただきありがとうございます。それでは○○さんより乾杯のご挨拶をお願いいたします」

「この後は20分ほど歓談のお時間となります」

「それではこれよりビンゴ大会を始めます」

「終了まで残り15分となりましたので、最後に○○さんより締めのご挨拶をお願いいたします」

これだけでも十分です。

プロのMCのようにアドリブで笑いを取る必要はありません。

むしろ、聞き取りやすく、次のプログラムを参加者へ伝えることの方が重要です。

簡単な台本を作っておけば、初めて司会を担当する人でもかなり進行しやすくなります。

 

開会・乾杯・締めの挨拶を誰にお願いするかも、事前に決めておくと当日の進行がスムーズです。実際に使える例文は「忘年会の挨拶例」の記事で紹介しています。

忘年会だからといって、たくさんのゲームを準備する必要はありません。

ビンゴ、クイズ、チーム対抗ゲームなど、全員が参加しやすいものを一つ用意するだけでも十分盛り上がります。

特に会社の忘年会では、年代や役職が異なる人が参加することがあります。

そのため、

・ルールが簡単

・長すぎない

・知識や運動能力に左右されすぎない

・全員が参加できる

企画がおすすめです。

ゲームを詳しく知りたい方は、当サイトの「忘年会を渋谷駅周辺で盛り上げる進行しやすいゲーム企画ガイド」も参考にしてください。

忘年会当日は、予定通りにいかないこともあります。 大切なのはトラブルを完全になくすことではなく、起こりそうなことを事前に想定しておくことです。

原因

駅出口や会場入口がわかりづらい。

対策

住所だけではなく、利用する出口・目印・外観写真まで事前に共有します。

原因

PCやスマートフォンとの接続確認をしていない。

対策

使用する端末とデータを事前に確認します。可能であれば開始前にテストしましょう。

原因

ゲームそのものではなく、ルール説明や景品発表に時間がかかることがあります。

対策

ゲーム時間だけでなく説明・集計・景品発表まで含めて時間を取ります。

原因

タイムテーブルしかなく、アナウンス内容を決めていない。

対策

一言程度で構わないので司会台本を作っておきます。

 

歓談時間がほとんどなくなる

原因

イベントを詰め込みすぎています。

対策

「何を追加するか」ではなく「何をやらないか」を決めることも大切です。

私たちがパーティーの進行を見ていて感じるのは、企画をたくさん入れた会が必ずしも一番盛り上がるわけではないということです。

参加者同士の会話が盛り上がっているなら、その時間も大切にしましょう

忘年会の会場選びでは、設備や料金だけではなくスタッフの対応も確認しておくことをおすすめします。

特に会社の忘年会では、自分より目上の方や取引先などが参加する場合もあります。

下見や問い合わせの際に、

・質問にきちんと答えてくれるか

・当日の流れを相談できるか

・設備について説明してくれるか

・人数変更などについて説明があるか

を確認しておくと安心です。

内装がおしゃれか、料理がおいしいかももちろん大切ですが、幹事としては「自分がやりたいプログラムを問題なく行えるか」を優先して考えることをおすすめします。

 

忘年会では会場選びだけでなく、上司・取引先への席次や挨拶、乾杯時のマナーなども気になるポイントです。詳しくは「忘年会で押さえておきたい基本マナー」の記事で解説しています。

渋谷貸切パーティー＆BBQ DeBargeは、渋谷駅から徒歩約1分の貸切パーティー会場です。

30〜70名程度のパーティーに対応しており、忘年会では特に40〜60名程度のグループにも利用しやすい広さです。

会場には、

・100インチプロジェクター

・ワイヤレスマイク2本

・ビンゴマシーン

・抽選箱

・スモークマシン

・ノートパソコン

・受付金庫

など、忘年会の進行や演出に利用できる設備を用意しています。

「プロジェクターを使って一年を振り返りたい」

「ビンゴ大会をしたい」

「表彰式を行いたい」

「歓談中心の会社忘年会にしたい」

など、やりたい内容が決まっている場合は、予約前にスタッフへ相談していただくと当日の流れをイメージしやすくなります。

忘年会は会場を予約することがゴールではありません。

参加者が会場に到着してから帰るまで、幹事さんができるだけ慌てずに進行できることも大切だと私たちは考えています。

会場予約前

・開催日

・参加予定人数

・予算

・会場までのアクセス

・貸切の可否

・料理

・飲み放題

・利用時間

・プロジェクター

・マイク

・音響

・キャンセル・人数変更条件

1週間前

・最終参加人数

・受付担当

・司会担当

・乾杯担当

・締めの挨拶担当

・タイムテーブル

・ゲーム・余興

・景品

・映像データ

・BGM

前日

・参加者への道順共有

・会場との最終確認

・PC・映像データ

・景品

・司会台本

・参加者名簿

当日

・プロジェクター動作確認

・マイク確認

・受付準備

・景品確認

・司会・乾杯担当へ声掛け

・集合写真のタイミング確認

このチェックリストを一つずつ確認すれば、初めて忘年会の幹事を担当する場合でも準備を進めやすくなります。