渋谷で貸切パーティー会場を下見するときに見るべき15のポイント｜13年の現場経験から解説

貸切パーティーの幹事を任されたとき、ネットで会場を探してそのまま予約してしまう方も多いと思います。

しかし、30名以上のパーティーであれば、一度は実際に会場を見に行くことをおすすめします。

理由は単純です。

ネットに掲載されている情報に嘘があるという意味ではありません。ただし、ホームページに掲載されているのは基本的に「お店側が見せたい情報」です。

一番きれいに撮れた店内写真、分かりやすい設備情報、魅力的な料理写真などが掲載されるのは当然です。

そのため、

「自分たちが利用したときに本当に問題がないか」

は、自分の目で確認するのが一番確実です。

渋谷で貸切パーティー会場を13年間運営してきた経験から、私自身が他の会場を選ぶとしたら何を見るのか、幹事の方にどこを確認してほしいのかを紹介します。

まず確認したいのは、ホームページの写真と実際の会場に大きなギャップがないかです。

写真だけでは、

• 実際の広さ
• テーブル同士の距離
• 人が移動できるスペース
• 荷物が置かれている場所
• 会場全体の清潔感

までは分かりません。

特に「最大○名収容」と書かれている数字だけで判断するのはおすすめしません。

店舗によって同じ50名収容でも、余裕のある50名と、かなり詰め込んだ状態の50名では全く違います。

会場の広さを確認するときに一番分かりやすい方法は、実際に席の数を数えることです。

たとえば40人で完全着席したいのであれば、

「椅子が40席あるか」

を見るだけでもかなり判断しやすくなります。

さらに可能であれば、

「実際に40名、50名、60名で利用したときの写真はありますか？」

と聞いてみてください。

家具だけが置かれている会場写真よりも、実際に人が入った状態を見る方が、自分たちのパーティーをイメージしやすくなります。

ホームページに書かれている最大収容人数は、ひとつの参考情報として考える程度でいいと思います。

• 「60名収容可能」と書いてあっても、
• 全員が着席できるのか
• 半立食になるのか
• 余興をするスペースが残るのか
• プロジェクターを見る場所が確保できるのか

によって実際の使いやすさは変わります。

自分の目で見て、

「この人数でこのパーティーを本当にできるか」

を判断するのが一番です。

私自身が会場選びでかなり重視するのが、スタッフの対応です。

会場がきれいでも、スタッフの対応が悪い会場はおすすめしません。

会社のパーティーでは、自分より年上の方や役職者、場合によっては取引先が参加することもあります。

当日にスタッフの対応で参加者に不快な思いをさせてしまうと、幹事としても困ります。

見学時には、

• 会場の説明が丁寧か
• 質問にきちんと答えてくれるか
• 高圧的な態度ではないか
• 分からないことを曖昧に答えていないか

を見ておきましょう。

私は、質問にしっかり答えられないスタッフがいる会場だと、当日の対応にも少し不安を感じます。

会場の清潔感は、入口から見るだけでは判断できません。

私なら、

• テーブルの下
• 床
• テーブルの表面
• トイレ

まで確認します。

床やテーブルの下にゴミが落ちていないか、テーブルに油汚れが残っていないかなどを見ると、普段どの程度清掃されているかが分かります。

また、イベントに必要のない荷物や備品がフロアに置かれていないかも確認しておきましょう。

忘れられがちですが、トイレは必ず確認しておきたいポイントです。

パーティーでは多くの参加者が利用します。

店内がきれいでも、トイレが汚れていると会場全体の印象まで悪くなってしまいます。

特に会社のパーティーの場合は、自分以外の参加者がどう感じるかという視点で確認することが大切です。

貸切パーティーで非常によく聞かれる質問が、プロジェクターについてです。

単純に、

「プロジェクターはありますか？」

だけではなく、

「自分の端末を接続できるか」

まで確認しましょう。

具体的には、

• HDMIで接続できるか
• USB Type-Cで映像出力できるか
• 同じ接続で音声も出せるか

を確認しておくと安心です。

当日パソコンを持ってきたものの、映像が出せない、音が出ないという状況になると予定していたプログラムが進められません。

DeBargeでも見学時に最も多い質問のひとつが、プロジェクターの接続端子についてです。

マイクについては、

• ワイヤレスマイクか
• 何本使えるか
• 会場全体に十分な音量が出るか

を確認しておきましょう。

司会や表彰、ゲームなどを行う場合、マイクはかなり重要です。

有線マイクしかない場合は、司会者が移動しにくくなる場合もあります。

貸切パーティーでは、歓談中のBGMも会場の雰囲気に影響します。

そのため、

「こちらから指定しなければBGMを流してもらえるのか」

も聞いておくと安心です。

また、自分たちで音楽を流したい場合は、

• スマートフォンから接続できるか
• PCから流せるか
• Bluetoothなのか
• ケーブル接続なのか

なども確認しておきましょう。

料理については、内容だけでなく提供方法も確認します。

たとえば、

• コース料理
• ビュッフェ形式
• 大皿形式

などです。

40〜60名程度のパーティーになると、料理の提供方法によって会の進行や参加者の動きも変わります。

自分たちのイベント内容に合った提供方法かを確認しておきましょう。

意外と重要なのが、ドリンクの提供スピードです。

参加人数が多いのにバーカウンターのスタッフが少ないと、注文が集中したときにかなり待つ場合があります。

見学時には、

「50人くらいの場合、ドリンクはどのくらいの人数で対応しますか？」

などと聞いてみてもいいと思います。

あわせて、

• ビールは飲み放題に含まれているか
• ソフトドリンクの種類
• ラストオーダーの時間

なども確認しておくと安心です。

ケーキや景品、飲食物などを持ち込みたい場合は、料金がかかるか確認しておきましょう。

また、大人数になるほど食物アレルギーを持つ参加者がいる可能性も高くなります。

予約前に、

• アレルギーへの対応
• メニュー表示
• 料理の変更が可能か

などを確認しておくことをおすすめします。

料金で確認しておきたいのは、

• 最低保証料金
• 設備料金
• 延長料金
• サービス料
• キャンセル料

です。

細かく一つずつ聞いてもいいですが、一番簡単なのは、

「今提示されている料金以外にかかる費用はありますか？」

と聞くことです。

これで追加料金についてまとめて説明してもらいやすくなります。

見積もりの段階で料金をはっきりさせておけば、パーティー終了後に想定外の費用が発生する可能性を減らせます。

これは会場見学そのものとは少し違いますが、幹事の方にはぜひ伝えておきたいポイントです。

会費をパーティーの途中や終了時に集めるのはおすすめしません。

理由は、

• 会の途中で集金時間を取られる
• 先に帰った参加者から回収できない
• 最後に金額が合わなくなる
• 誰からもらっていないのか分からなくなる

など、デメリットが多いためです。

一番おすすめなのは事前決済です。

それが難しければ、当日の受付で参加者が入場する際に集める方法が良いと思います。

幹事の仕事はできるだけパーティー開始前に終わらせておく方が、当日の進行に集中できます。

見学で細かいことを確認しても、最終的に迷うことはあると思います。

その場合、私なら次の3つを基準にします。

スタッフの対応に安心できるか

参加者への対応を任せても問題ないと思えるか。

やりたいことができる設備があるか

プロジェクター、マイク、音響など、予定しているプログラムに必要な設備がそろっているか。

やりたいことができるスペースがあるか

ゲーム、余興、歓談などに必要なスペースを人数が入った状態でも確保できるか。

この3つが問題なければ、会場選びで大きく失敗する可能性はかなり減ると思います。

私は30名以上の貸切パーティーであれば、可能な限り一度は会場を見学することをおすすめします。

参加人数が多くなるほど、会場選びに失敗したときの影響も大きくなります。

ネットの口コミや写真、収容人数などはもちろん参考になります。

ただし、最終的に大切なのは、

自分の目で見て、自分たちのパーティーができると納得できるか

です。

特に40〜60名程度の会社の忘年会では、会場の広さだけでなく、駅からの距離やレイアウト、ゲーム・余興に必要な設備、二次会まで含めて考えておくと当日の失敗を減らせます。

40〜60名で忘年会を予定している方は、「渋谷で40〜60人の忘年会会場を選ぶ7つのポイント」もあわせて参考にしてください。

貸切パーティーは、必ずしも一番豪華な会場を選べば成功するわけではありません。

基本的には、

• 参加者が満足できる料理が出る
• お酒やドリンクがきちんと提供される
• 自分たちがやりたいプログラムを実施できる

この3つが成立していることが大切です。

そこにスタッフの対応や清潔感が加われば、幹事として安心して当日を迎えやすくなります。

ホームページの情報だけで決めるのではなく、実際に会場へ足を運び、参加者の立場になって見てみてください。

会場を見たときに、

「ここなら安心してみんなを呼べる」

と思えるかどうか。

最終的には、その感覚も会場選びでは大切だと思います。

高橋｜渋谷貸切パーティー＆BBQ DeBarge

イベントオーガナイザーや結婚式二次会のウェディングプランナーなど、20年以上にわたりパーティー・イベント業界に携わっています。

渋谷の貸切パーティー会場「DeBarge」は13年間運営し、忘年会・歓迎会・送別会・懇親会・同窓会・結婚式二次会など、さまざまなパーティーを現場でサポートしてきました。

これまで培ってきた経験や知識をもとに、会場選びや当日の進行、企画内容まで含めて、参加者に楽しんでもらえるパーティーを幹事様と一緒につくり上げることを大切にしています。

この記事では、実際の会場運営や打ち合わせ、パーティー当日の経験をもとに、現場目線で役立つ情報を紹介しています。